Ada satu toko yang tiap kali hitung stok, angkanya nggak pernah cocok sama catatan. Selisihnya nggak besar, tapi konsisten. Sudah ganti orang dua kali. Sudah dipasang aturan lebih ketat. Selisihnya tetap ada.
Waktu kami lihat, penyebabnya ketemu dalam setengah hari, dan penyebabnya membosankan: barang masuk dicatat dua orang, di dua tempat.
Kenapa dua tempat itu mematikan
Yang nerima barang nulis di buku penerimaan. Yang input ke sistem orang lain, dan dia input dari nota supplier. Kedengarannya nggak masalah, malah kelihatan seperti kontrol ganda yang bagus.
Masalahnya muncul di kasus yang jarang. Supplier kirim kurang satu, yang nerima catat sesuai fisik. Nota tetap tertulis lengkap, dan yang input ngikutin nota. Sekarang ada dua angka yang dua-duanya "benar" menurut sumbernya masing-masing.
Selisih itu bukan hasil kelalaian. Selisih itu hasil desain yang mengizinkan dua versi hidup bareng.
Dan karena penyebabnya jarang, dia nggak pernah ketahuan pas ditanya. Semua orang jawab "saya sudah catat dengan benar", dan semuanya jujur.
Yang kami ubah
Satu kolom. Penerimaan barang cuma boleh diinput satu kali, oleh orang yang megang barangnya, dan nota supplier jadi lampiran, bukan sumber angka.
Nggak ada pelatihan panjang, nggak ada aturan baru yang perlu dihafal. Yang berubah cuma satu: tempat buat nulis versi kedua itu dihilangkan.
Selisihnya berhenti.
Cara nyari yang sama di tempat kamu
Ambil satu angka yang sering nggak cocok, lalu tanya tiga hal ini berurutan:
- Angka ini asalnya dari mana? Sebut orangnya, bukan sistemnya.
- Ada nggak orang lain yang nyatet hal yang sama di tempat lain?
- Kalau dua-duanya beda, siapa yang menang, dan apa aturannya sudah tertulis?
Kalau pertanyaan ketiga jawabannya "ya biasanya sih yang di sistem", kamu baru saja nemu sumber selisihnya. Aturan yang cuma hidup di kepala orang itu bukan aturan.
Kalau stoknya sudah kadung berantakan dan bingung mulai dari mana, alat gratis kami buat catat stok cukup buat mulai dari nol. Kalau sudah terlalu banyak buat dikerjain sendiri, itu bagian yang kami kerjain.